Ra quyết định hoặc chìm trong vấn đề

Ngày nay, nếu để ý thông tin truyền thông hay các kênh mạng xã hội, cả nhà có thể thấy năng lực "ra quyết định" thường được đề cập tới như một năng lực quan trọng của những nhà lãnh đạo. Có khá nhiều người vẫn suy nghĩ rằng, những nhà lãnh đạo vốn được sinh ra với năng lực này và rồi cả nhà sẽ bắt gặp nhan nhản các tựa sách, các video chia sẻ rằng bạn hoàn toàn có thể tự rèn luyện để trở thành nhà lãnh đạo tài ba với năng lực đưa ra quyết định một cách sáng suốt. Mình không hề bài xích những tựa sách hay các video như vậy, vì chí ít mình đồng ý về việc kỹ năng ra quyết định hoàn toàn có thể rèn luyện được và nó thật sự quan trọng nếu bạn muốn tiến xa trong mọi con đường mình lựa chọn.

Trong một nghiên cứu được đề cập trong quyển "Pivot Points" của tác giả Julia Tang Peters, 5 nhà lãnh đạo ở các lĩnh vực khác nhau (PR, healthcare, finance, social enterprise và marketing) tiết lộ rằng năng lực lãnh đạo của họ được phát triển phần nhiều là thông qua quá trình đưa ra các quyết định ứng với các thay đổi thực tế hơn là theo các bản kế hoạch. Khi những thời điểm nhạy cảm xuất hiện, với những biến số mới, họ đưa ra những quyết định quan trọng đi kèm là trách nhiệm với quyết định đó cùng với cả sự kiên định lẫn khéo léo, nhờ đó họ có cơ hội học hỏi và phát triển bản thân qua những lần như vậy.

Và nếu cả nhà cũng quan tâm tới việc phát triển kỹ năng ra quyết định, chí ít để đạt được vai trò lãnh đạo chính bản thân mình, mình xin đưa ra một số góc nhìn để cả nhà cùng tham khảo. Những chia sẻ này dựa theo sự tìm hiểu cũng như tự trải nghiệm của bản thân.

Chuẩn bị cho việc ra quyết định

Ngay từ trước khi thật sự diễn ra quá trình đưa ra quyết định, cả nhà cần phải đảm bảo mình thật sự quan tâm tới việc đưa ra quyết định. Vậy quan tâm như thế nào? Đó chính là tập trung thời gian và công sức nhất định để tìm hiểu các thông tin, góc nhìn liên quan tới vấn đề cả nhà sẽ đưa ra quyết định. Điều này bao gồm cả việc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia hoặc cá nhân liên quan tới vấn đề. Việc này sẽ có giá trị tỉ lệ thuận với mức độ quan tâm của cả nhà trong quá trình này.

Trong thực tế, không phải thông tin hay góc nhìn nào cũng có giá trị ảnh hưởng tới quá trình ra quyết định của cả nhà. Tuy nhiên chỉ tới khi thật sự diễn ra quá trình ra quyết định cả nhà mới biết các thông tin này có giá trị tới đâu, vậy nên lời khuyên của mình là cả nhà cứ tập trung đúng mức, không bổ bề ngang cũng bổ bề dọc, việc thu thập thông tin vẫn đem tới cho cả nhà những giá trị ở các mặt khác, đặc biệt là mở rộng giới hạn quan điểm của bản thân, tránh lối tư duy thiển cận.

Đối với việc tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc các cá nhân khác, cả nhà lưu ý rằng đây là tham khảo ý kiến. Cả nhà không đem trực tiếp ý kiến của họ trở thành quyết định cuối cùng, họ không phải là người ra quyết định mà chính là cả nhà. Con người chúng ta có thể có các thiên kiến xác định, lối suy nghĩ thiển cận ở mức độ nào đó, tức là tôi có, bạn có và những chuyên gia đó cũng có thể có. Vậy tại sao vẫn phải phải tham khảo ý kiến từ họ? Việc này cho phép cả nhà kết nối với các nguồn thông tin có uy tín, đã được đúc kết qua nhiều trải nghiệm của họ. Thậm chí nếu cả nhà duy trì thói quen kết nối này thường xuyên cũng sẽ xây dựng thêm các mối quan hệ hợp tác và cả cơ hội mở rộng vốn kiến thức và quan điểm giải quyết vấn đề của bản thân. Một điểm quan trọng hơn nữa là việc kết nối và tham khảo liên tục các thay đổi cũng sẽ tăng cao khả năng thích ứng và điều chỉnh kịp thời trong quyết định của cả nhà. Nếu được lựa chọn, cá nhân mình coi đây là một hướng tiếp cận gần như toàn diện nhất đối với mình.

Quá trình đưa ra quyết định

Khi thật sự bắt đầu quá trình ra quyết định, tức là bước chuẩn bị về mặt thông tin, góc nhìn, nhu cầu của cả nhà và các bên liên quan tới đầu ra của quyết định đã đạt một mức độ nhất định để cả nhà có thể bắt đầu việc ra quyết định. Và như tiêu đề, cách cả nhà đưa ra quyết định như thế nào cũng quan trọng như chính quyết định được đưa ra. Cả nhà càng thấy quyết định của mình đưa ra có tầm quan trọng bao nhiêu thì việc tập trung cho quá trình đưa ra quyết định đó cũng cần đầu tư thời gian và công sức tương ứng. Vậy cả nhà nên đầu tư như thế nào cho bước này? Có khá nhiều quy trình (hay Framework) đã được gợi ý, cả nhà có thể tham khảo, thử nghiệm và tìm ra bản thân phù hợp với phương thức hay quy trình nào hoặc thiết kế cho riêng mình một bộ quy trình riêng. Với cá nhân mình, việc ra quyết định chính là sử dụng tư duy giải quyết vấn đề để đưa ra giải pháp cho vấn đề đó, nên mình rất thích áp dụng phương thức được đề cập tới trong cuốn "Bulletproof Problem Solving: The One Skill That Changes Everything". Đồng tác giả của tựa sách, bác Charles Conn là một chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cao cấp, bác có thời gian làm việc tại BCG và McKinsey & Company, vậy nên trong cuốn sách cũng đã đề cập tới khoảng 30 tình huống thực tế đã được áp dụng phương thức này. Một phương thức đã được kiểm nghiệm và cải thiện thông qua thực tế sẽ giảm bớt rủi ro hơn khi cả nhà áp dụng. Xin cả nhà lưu ý, chỉ là giảm rủi ro chứ không phải là an toàn tuyệt đối, vì cả nhà nên coi đây là những công cụ, việc sử dụng nó trong hoàn cảnh nào, tình huống nào và ra sao cũng là việc cả nhà cần phải cân nhắc, đánh giá và tự quyết định cho phù hợp.

Về chi tiết phương thức này như thế nào, cả nhà có thể tìm đọc sách hoặc mình sẽ chia sẻ ở một dịp khác. Còn đặt vào tình huống cho việc ra quyết định, mình đưa ra các điểm mà cả nhà cần lưu tâm theo góc nhìn của mình.

Xác định vấn đề

Vấn đề đầu tiên là phải biết vấn đề là gì. Nói thì đơn giản nhưng nếu không xác định được đúng vấn đề thì việc ra quyết định có thể bị phức tạp hóa quá mức hoặc dẫn tới một quyết định vô nghĩa. Trong thực tế, khi các sự kiện diễn ra gây ảnh hưởng tới công việc hay cuộc sống của cả nhà, chúng ta thường hay gọi đó là vấn đề và lao vào tìm cách giải quyết nó. Và thường thì hướng tiếp cận này...dễ dẫn tới một phi vụ đầu tư thua lỗ. Bởi vì những thứ xảy ra đó, chỉ là hiện tượng, hiện trạng thể hiện ra, cái gọi là vấn đề thật sự phải là nguyên nhân gây ra những thứ đó, vì vậy cả nhà cần tìm ra nguyên nhân đó và giải quyết nó. Ví dụ: Tại sao các em học sinh đi học trễ? Giải pháp là gì? Nếu bỏ qua nguyên nhân thì 9/10 trường hợp thầy cô giám thị sẽ chốt rằng các em học sinh phải đi học sớm, hết!. Tuy nhiên, nếu đi sâu vào nguyên nhân thì đây có thể là danh sách các nguyên nhân khác nhau:

• Em An: Đi học trễ vì từ nhà tới trường mất 30p, nhưng em luôn dậy trễ, không có đủ 30p để tới trường đúng giờ. => Vậy tại sao em dậy trễ? Vì em rất khó ngủ, do khu nhà em đang có hàng xóm sửa nhà lúc nửa đêm (bất lịch sự thật)
• Em Bình: Hiện tượng cũng tương tự em An, cần 30p tới trường và luôn dậy trễ => Em Bình là hàng xóm của em An, vì em An không ngủ được nên toàn chat hoặc video call với em Bình khiến em Bình cũng mất ngủ, nên dậy trễ nốt.
• Em Châu: Cần 45p tới trường và không dậy trễ. => Nhưng em Châu sống với bà, và buổi sáng bà của em luôn đi chợ sáng, bắt buộc phải đợi bà về em Châu mới có thể bắt đầu đi học được.

Với ví dụ trên, cả nhà thấy cùng một hiện trạng đi học trễ, mỗi một em học sinh có một vấn đề thật sự khác nhau. Có khi vấn đề của em này sẽ ngay lập tức được giải quyết khi vấn đề của em khác được giải quyết. Vậy nên việc xác định được đúng vấn đề chính là điều quan trọng đầu tiên cả nhà cần quan tâm tới.

Chia nhỏ vấn đề và xác định độ ưu tiên

Đối với các vấn đề phức tạp, có liên quan và lệ thuộc lẫn nhau với một hay nhiều yếu tố, thì cả nhà phải lưu ý chia nhỏ vấn đề ban đầu ra thành những vấn đề nhỏ hơn. Điều này nhằm đơn giản hóa một vấn đề lớn và phức tạp. Khi đã chia nhỏ được vấn đề gốc thành các vấn đề nhỏ, cả nhà có thể bắt đầu đánh giá, phân loại và sắp xếp độ ưu tiên. Việc sắp xếp độ ưu tiên giúp cả nhà chỉ ra được những điểm nào cần lưu ý và xử lý trước, điểm nào có thể bỏ qua. Quay lại ví dụ về việc đi học trễ ở trên, sau khi chia nhỏ và sắp xếp độ ưu tiên, cả nhà có thể thấy, chỉ cần em An ngủ sớm là em Bình cũng có khả năng được ngủ sớm luôn nên chỉ cần tập trung vào giấc ngủ của em An. Có thể hiểu, việc chia nhỏ vấn đề chính là đào sâu thêm bản chất của vấn đề gốc mà cả nhà cần giải quyết, chỉ ra phần nào của vấn đề phải giải quyết, nên giải quyết hoặc không cần giải quyết (hay không thể giải quyết).

Phân tích, xây dựng kế hoạch và ra quyết định

Mình có đề cập ở giai đoạn chuẩn bị cho việc ra quyết định, thì cả nhà lưu ý việc thu thập các thông tin, góc nhìn và ý kiến từ các nguồn xung quanh. Thực chất việc này sẽ bắt đầu trước quá trình ra quyết định và kéo dài liên tục tới cả sau khi đã ra quyết định. Khi đã tìm ra bản chất của vấn đề cần xử lý, cả nhà sẽ phân loại các thông tin, dữ liệu mà mình đã có và bắt đầu thực hiện các phân tích, đây chính là lúc cả nhà biết được thông tin nào có giá trị ra sao với việc ra quyết định của mình, tuy nhiên nếu đợi tới tận lúc này cả nhà mới bắt đầu tiến hành thu thập thông tin thì sẽ là rủi ro về mặt thời gian dẫn tới ảnh hưởng các bước lệ thuộc khác nếu có. Mình cũng có đề cập ở trên, việc thu thập thông tin giúp cả nhà có thêm góc nhìn và mở rộng quan điểm của mình, nhờ đó cũng phục vụ việc xác định rõ vấn đề của cả nhà hơn.

Sau khi đã thực hiện các đánh giá phân tích xoay quanh vấn đề cần xử lý, cả nhà sẽ dựa trên những phân tích đó mà đưa ra các giải pháp lựa chọn tương ứng với vấn đề gốc cũng như các vấn đề nhỏ liên quan. Và thông thường không chỉ có một giải pháp cho một vấn đề mà sẽ có một vài, đôi khi là khá nhiều, nếu chuyện này xảy ra cả nhà cần tiến hành bước đánh giá giải pháp để...loại bớt. Giải pháp càng nhiều càng tốt, vậy sao phải loại bỏ? Vì giải pháp tốt là giải pháp chất lượng, chứ không phải là một kế hoạch được gán mác giải pháp. Để xác nhận một giải pháp chất lượng, các bạn cần có bộ tiêu chí đánh giá riêng cho vấn đề của mình và kèm theo mức độ ưu tiên cho các tiêu chí đó. Quay lại ví dụ đi học trễ của em Châu, các tiêu chí có thể đưa ra bao gồm:

1. Bắt buộc phải đi học ở ngôi trường này
2. Bắt buộc phải đi học đúng giờ
3. Bắt buộc em C phải ngủ đủ giấc

Với tiêu chí thứ (1), những giải pháp chuyển trường gần hơn sẽ loại bỏ. Với tiêu chí thứ (2), việc năn nỉ thầy cô cho em đi học muộn cũng bỏ luôn. Không lẽ cả lớp và thầy cô đợi em tới rồi mới bắt đầu học? Với tiêu chí thứ (3), thật ra không ảnh hưởng, vì như đã xác định, em Châu luôn dậy sớm.

Sau việc liệt kê và đánh giá các tiêu chí, cả nhà sẽ loại bớt các giải pháp thiếu chất lượng. Việc liệt kê các tiêu chí cần thật sự kỹ lưỡng, rõ ràng và minh bạch. Như ở trên, tiêu chí "Bắt buộc phải đi học đúng giờ" là điều hiển nhiên thì cả nhà vẫn phải liệt kê ra, vì...càng hiển nhiên chúng ta càng bỏ quên dẫn tới khi sàng lọc các giải pháp sẽ căn cứ theo bộ tiêu chí sai. Mức độ ưu tiên của từng tiêu chí sẽ giúp cả nhà trong các tình huống sàng lọc ngược các tiêu chí khi khó tìm ra giải pháp nào thỏa mãn tất cả tiêu chí đề ra. Gợi ý của mình cho cả nhà là nên phân loại theo nhóm: bắt buộc phải có, nên có, có thì tốt và...vứt đi (người cá nhân hay đưa vô tội vạ đủ thứ tiêu chí trên đời dẫn tới một danh sách hết sức vô lý để có thể đáp ứng, cần tránh việc này). Thông thường hoàn thành bước này, số lượng giải pháp thật sự chất lượng chỉ đâu đó 2-3 lựa chọn mà thôi, nếu vẫn còn nhiều thì khả năng là cả nhà vẫn chưa quyết liệt ... loại bỏ những lựa chọn thiếu chất lượng. Nếu giữ quá nhiều giải pháp thiếu chất lượng trong danh sách, cả nhà đang khiến bản thân phải phân bố sự tập trung cho quá nhiều thứ với chất lượng trung bình thấp.

Tới đây, cả nhà đã có một bộ các giải pháp tương đối chất lượng có độ ưu tiên được sắp xếp tương ứng với các tiêu chí đề ra. Kế tiếp cả nhà cần chọn ra giải pháp ưu tiên nhất và chuyển nó thành một kế hoạch thực hiện có từng bước, đầu việc và thời hạn thực hiện tương ứng. Vậy là cả nhà đã gần như hoàn tất việc ra quyết định.

Sau khi đã đưa ra quyết định

Sau khi đã có quyết định của bản thân, thì thông thường cả nhà sẽ tiến hành thực thi quyết định đó của mình. Có một lưu ý nhỏ mình muốn chia sẻ, cả nhà nên quan tâm tới việc chia sẻ quyết định của mình tới các bên và cá nhân liên quan tới quyết định này. Nếu cả nhà giữ mọi thứ mơ hồ với thông tin đứt gãy, khả năng cao sẽ có những tình huống gây căng thẳng giữa các bên vì họ không biết họ phải ứng phó với điều gì theo cách nào và tại sao.

Và vì đây là quyết định của bản thân mình, nên cả nhà phải có trách nhiệm với nó, phải theo dõi diễn biến và kết quả của nó. Và dù là thành công hay thất bại, nó cũng đều là bài học để cải thiện năng lực của bản thân trong những cơ hội tiếp theo. Hi vọng cả nhà có thể thật sự đưa ra nhiều quyết định chất lượng hơn từ bây giờ.

Cảm ơn cả nhà đã đọc qua!